OGÓLNE WARUNKI UMOWY (OWU)

dla usług księgowo–rachunkowych świadczonych przez
Wirtualne Biuro Rachunkowe WBR – Łukasz Puchalski
 ul. Lipska 4/LU2–LU3, 30-721 Kraków, NIP 953-257-56-39
dalej zwane „Biurem”

obowiązujące od dnia 1 stycznia 2025 r.
 https://biuro-wbr.pl/owu

§1. Postanowienia ogólne

  1. Niniejsze Ogólne Warunki Umowy (OWU) określają zasady świadczenia usług księgowo-rachunkowych, kadrowo-płacowych, doradczych i administracyjnych przez Biuro na rzecz przedsiębiorców, spółek oraz innych podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, zwanych dalej Zleceniodawcami.
  2. OWU stanowią integralną część każdej umowy o obsługę księgową („Umowy”) zawartej pomiędzy Biurem a Zleceniodawcą.
  3. W przypadku rozbieżności pomiędzy zapisami Umowy a niniejszymi OWU, pierwszeństwo mają postanowienia Umowy.
  4. Zawarcie Umowy oznacza akceptację przez Zleceniodawcę treści OWU dostępnych na stronie https://biuro-wbr.pl/owu.
  5. Biuro może świadczyć usługi w formie stacjonarnej, zdalnej (online) lub hybrydowej – w zależności od ustaleń z Klientem.

§2. Zakres usług

  1. Biuro świadczy na rzecz Zleceniodawców usługi w zakresie:
    1. prowadzenia ksiąg rachunkowych i podatkowych ksiąg przychodów i rozchodów,
    2. prowadzenia ewidencji przychodów dla podmiotów na ryczałcie,
    3. prowadzenia ewidencji VAT, ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
    4. przygotowywania i przesyłania plików JPK, deklaracji podatkowych (VAT, PIT, CIT, itp.),
    5. obsługi kadrowo-płacowej – w tym sporządzania list płac, umów zleceń, zgłoszeń ZUS, rozliczeń i raportów,
    6. reprezentacji przed urzędami w zakresie upoważnień udzielonych Biuru,
    7. konsultacji podatkowych i rachunkowych,
    8. przygotowywania dokumentów i raportów finansowych dla instytucji zewnętrznych (banki, leasingodawcy, kontrahenci).
  2. Zakres usług może zostać rozszerzony na podstawie indywidualnych uzgodnień lub aneksu do Umowy.
  3. Biuro nie świadczy usług doradztwa prawnego ani podatkowego wymagających licencji doradcy podatkowego – chyba że posiada odrębne uprawnienia.

§3. Obowiązki Zleceniodawcy

  1. Zleceniodawca zobowiązuje się do:
    1. przekazywania Biuru kompletnych i prawidłowych dokumentów księgowych,
    2. dostarczania dokumentów w terminach określonych w Umowie lub przez Biuro, nie później niż do 5. dnia miesiąca za miesiąc poprzedni,
    3. niezwłocznego przekazywania informacji o wszelkich zmianach mających wpływ na rozliczenia (np. zmiana formy prawnej, rachunku bankowego, wspólników),
    4. zapewnienia dostępu do niezbędnych danych (np. konta PUE, KSeF, e-Urząd Skarbowy, podpis elektroniczny),
    5. przechowywania oryginałów dokumentów księgowych i ponoszenia odpowiedzialności za ich autentyczność,
    6. terminowego regulowania płatności wynikających z Umowy.
  2. Niedostarczenie dokumentów w terminie, w formie nieczytelnej lub niekompletnej może skutkować wstrzymaniem świadczenia usług lub wykonaniem ich w ograniczonym zakresie, za co Biuro nie ponosi odpowiedzialności.
  3. Zleceniodawca ponosi pełną odpowiedzialność za merytoryczną poprawność przekazanych dokumentów.

§4. Obowiązki Biura

  1. Biuro wykonuje swoje obowiązki z należytą starannością, zgodnie z przepisami prawa oraz zasadami rachunkowości.
  2. Biuro zobowiązuje się do zachowania poufności wszystkich danych i informacji uzyskanych w związku ze świadczeniem usług.
  3. Biuro prowadzi dokumentację w oparciu o przekazane dane i dokumenty, bez obowiązku ich weryfikacji co do autentyczności, o ile Umowa nie stanowi inaczej.
  4. Biuro nie odpowiada za skutki decyzji podatkowych, jeżeli wynikają one z nieprzekazania lub błędnego przekazania danych przez Zleceniodawcę.
  5. Biuro posiada aktualną polisę ubezpieczenia OC.

§5. Prawo Biura do naprawy błędów

  1. W przypadku stwierdzenia błędów, nieprawidłowości lub uchybień w rozliczeniach, Biuro ma prawo pierwszeństwa do dokonania korekty lub wyjaśnienia błędu, niezależnie od tego, kto go wykrył (Zleceniodawca, inne biuro rachunkowe, organ kontrolny, audytor).
  2. Biuro niezwłocznie informuje Zleceniodawcę o rodzaju błędu, jego przyczynie i sposobie naprawy.
  3. Zleceniodawca zobowiązuje się nie dokonywać samodzielnych korekt ani nie zlecać ich innym podmiotom bez wcześniejszego umożliwienia Biuru reakcji.
  4. W przypadku błędów wynikających z działania Biura – koszty korekty ponosi Biuro.
  5. W przypadku błędów wynikających z winy Zleceniodawcy – koszty ponosi Zleceniodawca.

§6. Wynagrodzenie i płatności

  1. Wynagrodzenie Biura określa Umowa lub aktualny Cennik opublikowany na stronie https://biuro-wbr.pl/cennik.
  2. Wynagrodzenie obejmuje standardowy zakres usług określony w Umowie; usługi dodatkowe rozliczane są zgodnie z Cennikiem.
  3. Płatności dokonywane są przelewem w terminie 7 dni od daty wystawienia faktury.
  4. Biuro może wstrzymać świadczenie usług w przypadku zaległości płatniczych przekraczających 14 dni.
  5. W przypadku zwłoki Biuro ma prawo naliczyć ustawowe odsetki oraz koszty windykacji.

§7. Kary umowne i rekompensaty

  1. W przypadku wypowiedzenia Umowy przez Zleceniodawcę przed upływem 12 miesięcy od dnia jej zawarcia, Biuro ma prawo do rekompensaty w wysokości:
    • 75% miesięcznego wynagrodzenia za każdy nieprzepracowany miesiąc, nie mniej niż 2000 zł netto,
    • lub 4000 zł netto, jeśli rozwiązanie nastąpiło z winy Zleceniodawcy (bez zachowania wypowiedzenia, przy zaległościach >2 miesiące).
  2. Wysokość rekompensaty ustala się na podstawie średniego wynagrodzenia z ostatnich 3 miesięcy.
  3. Biuro może naliczyć karę umowną do 500 zł netto za istotne naruszenie obowiązków, w tym:
    • brak terminowej dostawy dokumentów,
    • nieudzielanie informacji,
    • utrudnianie kontaktu lub przekazywania danych.
  4. Naliczenie kary nie wyłącza prawa Biura do dochodzenia odszkodowania przewyższającego jej wysokość.
  5. Kary i rekompensaty są płatne w terminie 7 dni od daty wystawienia noty księgowej.

§8. Poufność i ochrona danych

  1. Biuro przetwarza dane osobowe zgodnie z przepisami RODO.
  2. Zleceniodawca pozostaje administratorem danych osobowych swoich pracowników i klientów.
  3. Biuro pełni rolę podmiotu przetwarzającego dane osobowe na podstawie Umowy powierzenia danych.
  4. Biuro wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo danych.
  5. Strony zobowiązują się do zachowania poufności wszystkich informacji uzyskanych w trakcie współpracy.

§9. Czas trwania i rozwiązanie Umowy

  1. Umowa zawierana jest na czas określony lub nieokreślony.
  2. Każda ze Stron może wypowiedzieć Umowę z zachowaniem 1-miesięcznego okresu wypowiedzenia ze skutkiem na koniec miesiąca.
  3. Biuro może rozwiązać Umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku:
    • braku płatności powyżej 30 dni,
    • braku współpracy,
    • przekazywania nieprawdziwych danych,
    • działania na szkodę Biura.
  4. Wypowiedzenie nie zwalnia z obowiązku zapłaty za wykonane usługi.

§10. Zmiana OWU

  1. Biuro może dokonywać zmian w OWU.
  2. Zmiany publikowane są na stronie internetowej Biura i obowiązują po 14 dniach od daty publikacji.
  3. Brak sprzeciwu Zleceniodawcy w tym czasie oznacza akceptację zmian.

§11. Siła wyższa

Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązań z przyczyn niezależnych, takich jak awarie systemów informatycznych, pożar, powódź, wojna, klęski żywiołowe czy działania organów państwowych.

§12. Rozstrzyganie sporów i prawo właściwe

  1. W sprawach nieuregulowanych OWU i Umową stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego, ustawy o rachunkowości i ustaw podatkowych.
  2. Wszelkie spory rozstrzyga sąd właściwy dla siedziby Biura, chyba że Strony ustalą inaczej.

§13. Postanowienia końcowe

  1. OWU stanowią integralną część każdej Umowy zawartej z Biurem.
  2. Tekst OWU dostępny jest na stronie https://biuro-wbr.pl/owu.
  3. Biuro może udostępnić OWU w formacie PDF na żądanie Zleceniodawcy.
  4. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy dokumentowej.
  5. Jeżeli którekolwiek z postanowień OWU okaże się nieważne, pozostałe zachowują moc.